補助金採択後（交付申請〜実績報告）の全体像

補助金の採択通知を受け取り、喜びもつかの間。
「採択された後、何をすればいいの?」と戸惑う事業者の方は少なくありません。
実は、採択後の手続きこそが補助金活用の本番です。

本記事では、採択通知を受け取ってから補助金を受領するまでの全プロセスを、時系列に沿って詳しく解説します。
この流れを理解しておくことで、スムーズに事業を進め、確実に補助金を受け取ることができます。

補助金採択後は、以下の4つの段階を経て補助金を受け取ります。

【第1段階】交付申請・交付決定（採択後1〜2週間）
採択された事業計画の詳細を確定し、正式に補助金の交付を申請します。
この段階で交付決定を受けて初めて、事業に着手できるようになります。

【第2段階】事業実施期間（数ヶ月〜1年程度）
交付決定後から補助事業を実施する期間です。
設備導入、システム開発、工事など、申請した事業内容を実行します。
この期間中は証拠書類の収集が重要になります。

【第3段階】実績報告（事業完了後1〜2ヶ月以内）
事業完了後、実施した内容と支出した経費を詳細に報告します。
計画通りに実施されたか、経費は適切に支出されたかが審査されます。

【第4段階】補助金の確定・受領（実績報告後1〜3ヶ月）
実績報告が承認されると補助金額が確定し、指定口座に補助金が振り込まれます。

それでは、各段階について詳しく見ていきましょう。

交付申請とは

採択はあくまで「補助対象として選ばれた」という段階です。
正式に補助金を受け取る権利を得るには、交付申請を行い、交付決定を受ける必要があります。

交付申請で提出する主な書類

交付申請では、採択された事業計画をより具体化した書類を提出します。

交付申請書
事業の実施体制、実施場所、実施期間などを記載します。採択時の計画との整合性が求められます。

経費の詳細内訳（見積書）
どの経費項目に、いくら使うのか、より詳細な見積書とともに提出します。複数の見積書（相見積もり）が必要な場合もあります。

事業計画の詳細資料
導入する設備の仕様書、工事の設計図、システム開発の仕様書など、具体的な内容を示す資料を添付します。

その他の添付書類
会社の登記簿謄本、納税証明書、許認可証の写しなど、事業者の適格性を証明する書類が求められます。

重要な注意点

交付決定前に契約・発注をしてはいけない
これは最も重要なルールです。
交付決定通知が届く前に、設備の発注や工事の契約をしてしまうと、その経費は補助対象外となります。
採択通知を受け取った時点で、すぐに発注したくなる気持ちは理解できますが、必ず交付決定を待ちましょう。

計画の変更は原則できない
交付決定後に事業内容や経費配分を大きく変更することは、原則として認められません。
やむを得ない変更が生じた場合は、必ず事務局に事前相談し、変更承認を受ける必要があります。

事業実施の基本ルール

交付決定通知を受け取ったら、いよいよ事業の実施です。
この段階では、計画通りに事業を進めることと、証拠書類をしっかり残すことの2点が重要です。

事業実施のスケジュール管理
補助金には必ず事業実施期間（補助事業期間）が定められています。
この期間内に事業を完了させなければなりません。
設備の納品、システムの完成、工事の完了など、すべてが期間内に終わる必要があります。

発注・契約の実施
設備購入、工事発注、システム開発など、計画した内容について正式に契約を締結します。
契約書（または発注書と請書のセット）は必ず保管しておきましょう。

支払いの実施
補助対象経費は、原則として銀行振込で支払う必要があります。
現金払いは認められないケースが多いため、注意が必要です。
また、クレジットカード払いの場合も、引き落としまで完了している必要があります。

必ず保管すべき証拠書類

実績報告時に提出が求められる証拠書類は、事業実施中に確実に収集・保管しておく必要があります。

契約関係の書類
契約書、注文書、発注書など、取引の存在を証明する書類です。

支払いを証明する書類
請求書、領収書、銀行振込の控え（通帳のコピーなど）、支払明細書などです。
特に銀行振込の記録は必須です。
多くの場合、領収書では支払い証明にはなりませんのでご注意ください。

成果物や納品を証明する書類
納品書、検収書、完了報告書、設備の写真、システムの画面キャプチャなど、確かに納品・完了したことを証明する資料です。

その他の証拠書類
相見積書（複数の業者から見積もりを取った記録）、仕様書、カタログ、工事前後の写真など、事業内容を詳細に示す資料です。

事業実施中の報告義務

補助金の種類によっては、事業実施中に中間報告や進捗報告が求められる場合があります。
報告を怠ると、補助金の交付が取り消される可能性もあるため、事務局からの連絡には必ず対応しましょう。

よくあるトラブルと対処法

トラブル1：納期が遅れそう
設備の納品遅延や工事の長期化など、事業実施期間内に完了しない可能性が出てきた場合は、すぐに事務局に相談しましょう。
状況によっては事業期間の延長が認められる場合があります。

トラブル2：予定していた設備が廃番になった
計画していた設備やシステムが製造中止になった、価格が大幅に変わったなど、やむを得ない事情で変更が必要な場合は、必ず事前に変更申請を行います。
事後報告では認められません。

トラブル3：書類を紛失した
提出する書類を紛失した場合、再発行を依頼してください。他の書類で代替できる場合がありますので、事務局に相談してください。

実績報告とは

事業が完了したら、計画通りに実施できたこと、経費を適正に支出したことを証明する実績報告書を提出します。
この報告内容に基づいて、最終的な補助金額が確定します。

実績報告で提出する主な書類

実績報告書
事業の実施内容、成果、今後の活用計画などを記載します。写真や図表を用いて、分かりやすく説明することが求められます。

経費の支出明細
すべての補助対象経費について、支出先、支出日、支出額、支出内容を一覧表にまとめます。

証拠書類一式
事業実施中に収集した契約書、請求書、領収書、納品書、銀行振込の記録など、すべての証拠書類を整理して提出します。

成果物の資料
導入した設備の写真、システムの画面、完成した建物や設備の写真など、事業の成果を示す資料を添付します。

実績報告の審査ポイント

事務局は、実績報告書を以下の観点から審査します。

計画との整合性
交付申請時の計画通りに事業が実施されたか。変更がある場合、適切に承認を受けているかが確認されます。

経費の妥当性
支出した経費が補助対象として適切か、価格は妥当か、相見積もりは取得しているかなどが審査されます。

証拠書類の完全性
すべての支出について、契約書から支払い証明まで、一連の証拠書類が揃っているかが確認されます。
不備があると、その経費は補助対象外となる可能性があります。

成果の確認
計画した設備が実際に導入され、稼働している（または稼働準備が整っている）ことが確認されます。

実績報告で不備があった場合

実績報告書に不備があると、差し戻しや修正指示が出されます。
指摘された内容は速やかに対応しましょう。対応が遅れると、補助金の支払いも遅れることになります。

重大な不備（証拠書類の欠如、計画との大幅な相違など）がある場合、その部分の経費が補助対象外となり、補助金額が減額される可能性があります。

補助金額の確定

実績報告が承認されると、補助金確定通知が送付されます。
この通知には、最終的な補助金額が記載されています。

補助金額は、実際に支出した経費に補助率を乗じた金額となります。
ただし、交付決定時の金額が上限となるため、予定より多く支出しても、補助金が増えることはありません。

補助金の受領

補助金確定通知を受け取った後、請求書を提出すると、指定した口座に補助金が振り込まれます。
振込までの期間は事業によって異なりますが、通常1〜3ヶ月程度かかります。

受領後の義務

補助金を受け取った後も、いくつかの義務が継続します。

事業化状況の報告
多くの補助金では、補助金受領後も数年間、事業の実施状況や売上などを報告する義務があります。
報告を怠ると、補助金の返還を求められる場合があります。

財産管理の義務
補助金で取得した設備や施設は、一定期間（通常5〜10年）、補助金の目的に従って使用し、適切に管理する義務があります。
期間内に処分や転用する場合は、承認を得る必要があります。

不正への罰則
虚偽の報告や不正受給が発覚した場合、補助金の全額返還に加え、加算金や延滞金が課されます。
また、事業者名が公表され、一定期間、他の補助金への申請が制限されることもあります。

補助金採択後の流れをスムーズに進めるため、以下のチェックリストを活用してください。

交付申請段階

• [ ] 採択通知の内容を確認し、交付申請の期限を把握する
• [ ] 相見積もりが必要な経費について、複数社から見積もりを取得する
• [ ] 交付申請書類を期限内に提出する
• [ ] 交付決定通知を受け取るまで、契約・発注を行わない

事業実施段階

• [ ] 交付決定通知の内容（交付決定額、事業実施期間など）を確認する
• [ ] 事業スケジュールを立て、期間内に完了できるよう管理する
• [ ] すべての取引について、契約書・請求書・領収書・振込記録を保管する
• [ ] 事業の進捗を写真や記録で残す
• [ ] やむを得ない変更が生じた場合は、事前に事務局に相談する

実績報告段階

• [ ] 事業完了後、速やかに実績報告書を作成する
• [ ] すべての証拠書類を整理し、不足がないか確認する
• [ ] 事業の成果が分かる写真や資料を準備する
• [ ] 実績報告書を期限内に提出する
• [ ] 不備の指摘があった場合は、速やかに対応する

補助金受領後

• [ ] 補助金確定通知の内容を確認する
• [ ] 請求書を提出し、補助金の振込を待つ
• [ ] 事業化状況報告など、継続的な報告義務を確認する
• [ ] 補助金で取得した財産を適切に管理する

補助金の採択は大きな一歩ですが、実際に補助金を受け取り、事業を成功させるには、採択後の適切な手続きが不可欠です。

特に重要なポイントは以下の3点です。

1. 交付決定前に発注・契約をしない：これを守らないと補助対象外になります
2. 証拠書類を確実に保管する：後から集めることはできません
3. わからないことは事務局に相談する：自己判断での変更は認められません

補助金の手続きは複雑で、書類も多岐にわたります。
不安な場合や、本業が忙しく対応が難しい場合は、行政書士などの専門家に相談することをお勧めします。
専門家のサポートを受けることで、手続きの負担を減らし、確実に補助金を受け取ることができます。

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補助金申請や採択後の手続きでお困りの際は、当事務所までご相談ください。
申請から実績報告まで、一貫したサポートを提供いたします。