「紙をなくしたい」のに、なぜ進まないのか
「請求書を印刷して、封筒に入れて、切手を貼って郵送する」
「FAXで注文を受けて、手書き台帳に転記する」
「承認のためだけに出社して、ハンコを押す」
これらの業務に、心当たりはありませんか？
ペーパーレス化は、DX実現に向けたビジネス環境の変革および環境保全の2つの観点から、紙媒体を可能な限りなくす取り組みです。
ペーパーレス化を推進する企業は年々増加しています。
しかし一方で、多くの中小企業が「わかってはいるけど、なかなか進まない」という現実に直面しています。
その主な理由は3つです。「何から手をつけていいかわからない」「法律上、紙が必要だと思い込んでいる（想像以上に多いのが現状、特に経理関連書類！）」「導入コストへの不安」。
実はこれらの壁は、正しい手順と知識があれば、それほど高くありません。
この記事では、脱アナログ・ペーパーレス化を実現するための具体的なステップを、使えるツールと補助金情報とあわせて解説します。
まず知っておきたい「法律の誤解」を解く
脱アナログが進まない大きな原因の一つが、「紙でないといけない」という誤解です。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応という観点からも、ペーパーレス化は今や「取り組むか否か」ではなく「いかに効果的に取り組むか」という段階に来ています。
電子帳簿保存法で何が変わったか
国税関係の帳簿・証憑書類（請求書・領収書・契約書など）は、以前は紙での保存が原則でした。
しかし法改正により、現在は電子データでの保存が認められ、むしろ電子取引で受け取ったデータ（メールで届いたPDF請求書など）を印刷して保存することは法令違反になる可能性があります。
つまり「紙の方が安心」という常識は、すでに逆転しているのです。
ハンコは法律上、必須ではない
契約書などにハンコを押すのは、法律よりもむしろ日本の商習慣によるものです。
特定の定めがある場合を除き、押印そのものが契約の効力に大きく影響するわけではありません。
社内の稟議書・経費精算・休暇届などは、ほぼすべてワークフローシステムで電子化できます。
取引先との契約書も、電子契約サービスを使えばハンコなしで法的効力を持たせることが可能です。
最近では行政庁への提出書類についても脱ハンコが進んでいます。
脱アナログを進める4つのステップ
STEP1：自社の「紙・FAX・ハンコ業務」をすべて書き出す
最初にやるべきことは、現状把握です。
「どんな書類を、誰が、どのくらいの頻度で、紙・FAX・ハンコで処理しているか」を一覧にします。
書き出す書類の例：
- 請求書・見積書・納品書（発行・受領の両方）
- 領収書・経費精算書
- 注文書・発注書（FAX受信が多い業種は特に要チェック）
- 社内稟議書・申請書類
- 勤怠記録（タイムカード・出勤簿）
- 契約書・覚書
この一覧を作るだけで、「どこを優先的に電子化すべきか」が自然と見えてきます。
STEP2：「社内書類」から先に電子化する
脱アナログに取り組むなら、まず社内の稟議や申請業務からペーパーレス化を進める方法が先決です。
社内の意識改革に成功したら、次は外部との書類からもアナログをなくす活動をしていきましょう。
社内書類から始める理由は明確です。取引先の同意が不要なため、すぐに動けるからです。
社内電子化の優先順位：
- 勤怠管理：タイムカード→クラウド勤怠管理（KING OF TIME・ジョブカン等）
- 経費精算：紙の領収書貼り付け→スマホ撮影で電子保存（freee・マネーフォワード等）
- 社内申請・稟議：紙の回覧→ワークフローシステム（楽楽販売・コラボフロー等）
- 社内資料共有：紙の配布資料→Googleドライブ・SharePoint等のクラウドストレージ
まず1〜2つに絞って導入し、社員が「便利だ」と感じる体験を作ることが重要です。
他の記事でも繰り返していますが、全部を一気に変えようとすると、現場の混乱と抵抗を招きます。
STEP3：「対外書類」を電子化する
社内の電子化が軌道に乗ったら、次は取引先とのやり取りを電子化します。
請求書・見積書・納品書の電子化
クラウド請求書サービスを使えば、作成から送付・保存まで一元管理できます。
代表的なサービスは以下の通りです。
| サービス名 | 特徴 | 月額費用の目安 要確認 |
|---|---|---|
| freee請求書 | 会計freeeとの連携が強み | 無料〜 |
| マネーフォワード クラウド請求書 | 会計・経費との一体管理 | 無料〜 |
| MFクラウド・board | 見積〜請求〜売上管理まで対応 | 3,000円〜 |
| invox発行請求書 | インボイス対応・電帳法対応に強い | 無料〜 |
FAXの電子化
最近はFAX利用がかなり減っていますが、FAX頻度が高い事業者は、まずは「インターネットFAX」への移行が現実的です。受信したFAXがメールやPDFで届くため、紙に出力する必要がなくなります。
電子契約の導入
取引先との契約書のハンコをなくすには、電子契約サービスが有効です。
クラウドサイン・freeeサイン・DocuSignなどが普及しており、法的効力も問題ありません。
取引先に利用を提案する際は、「相手側に費用がかからないサービス」を選ぶとスムーズに移行できます。
STEP4：ルールと社内規程を整備する
脱ハンコに取り組むなら、押印廃止書類の選定やデジタル化する書類の選定のほか、業務フローの改善も必要不可欠です。
申請書の項目見直し、申請・承認に関係する社内ルールを設け、マニュアルまで作ることが大切です。
何も決めずに施策を開始してしまうと、「誰が承認・決済をしたの？」「責任の所在が分からない」などの問題が発生してしまう可能性があります。
具体的には以下を整備しましょう。
- 電子文書管理規程：どの書類をどこに保存するか、保存期間はどうするかのルール
- 電子承認フロー：誰がどの書類をどのステップで承認するかの明確化
- セキュリティポリシー：クラウドツールのアクセス権限、パスワード管理のルール
- 社員向けマニュアル：ツールの使い方を簡潔にまとめた手順書
ルールがなければ、ツールを入れても現場が混乱します。
逆に、シンプルなルールが整備されれば、社員は安心して新しいやり方に移行できます。
脱アナログ推進に使える補助金
導入コストが気になる経営者に向けて、活用できる補助金を整理します。
● デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）
クラウド請求書・電子契約・勤怠管理・会計ソフトなどのITツール導入費用が補助対象です。
補助率は1/2〜最大4/5、補助上限は最大450万円。2026年の1次締切は5月12日を予定しています。
● 小規模事業者持続化補助金
ペーパーレス化に向けたITツール導入費用も対象になる場合があります。
補助上限は通常50万円〜最大200万円（特別枠）。申請のハードルが比較的低く、小規模事業者に使いやすい補助金です。
補助金を活用することで、数十万円のシステム導入が実質数万円で実現できるケースもあります。
コストを理由に脱アナログを先送りにしている場合は、まず補助金の活用を検討してください。
よくある「やってしまいがちな失敗」
失敗①：全書類を一気に電子化しようとする
一言で「ペーパーレス化」と言っても、書類には会議資料・稟議書・領収書・納品書・請求書など様々なものがあります。
これらすべてを一気にペーパーレス化しようとすると、各所で混乱を招く結果になります。
まず1つの書類・業務に絞って成功体験を作ることが先決です。
失敗②：現場への説明なしにツールだけ導入する
経営者が「来月からこのシステムを使う」と突然宣言しても、現場は戸惑うだけです。
「なぜ変えるのか」「何が便利になるのか」を丁寧に伝え、試用期間を設けてから本運用に移行しましょう。
失敗③：電子帳簿保存法の要件を満たさないまま電子化する
電子データで保存する場合、「真実性の確保（改ざん防止）」「可視性の確保（検索できる状態）」などの要件を満たす必要があります。
要件を満たさない保存方法は、税務調査で問題となり、指摘される可能性があります。
不安な場合は専門家に確認することをお勧めします。
まとめ：脱アナログは「一気に」ではなく「順番に」
脱アナログ・ペーパーレス化のポイントをまとめます。
まず「紙・FAX・ハンコ業務の全体像」を把握し、社内書類から手をつけることが成功への近道です。
法律上の誤解を解いた上で、1つずつ着実に電子化を進め、社内ルールと合わせて整備していく。
この順番を守ることで、現場の混乱を最小限に抑えながら、確実に脱アナログを実現できます。
コストを抑えたい場合は、補助金の活用を積極的に検討してください。
IT導入補助金・持続化補助金を組み合わせることで、費用負担を大幅に抑えることができます。
（その他、東京都の補助金などもあります）
「何から始めればいいか整理したい」「補助金を使ってペーパーレス化を進めたい」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。